Note su gestionali commerciali vs. open source

Negli ultimi tempi, si sente parlare spesso di software open source, un tipo di programma che fa anche parte dell’insieme più ampio dei software gestionali, conosciuti anche come ERP.

Essendo questo settore di forte interesse, nonché un’occupazione primaria per diverse aziende da vari anni, è interessante poter condividere i tanti pareri al riguardo, cercando di dare una visione imparziale sull’argomento.

Cos’è e cosa rappresenta il software gestionale per l’azienda?

Per comprendere in maniera completa il paragone tra le due filosofie, credo sia opportuno fare una breve analisi dell’impatto e dell’importanza del “gestionale” per l’azienda.

Il gestionale è l’applicazione principale e di riferimento per la gestione aziendale. In altre parole, si parla del software nel quale “gira” ed è contenuta la vita e la memoria storica dell’azienda, ovvero un pilastro importante e fondamentale del funzionamento dell’azienda moderna nel quale ruotano, in genere, altri software “di servizio” o accessori.

Nell’immaginario collettivo, per gestionale si intende erroneamente il software di contabilità; si tratta però di una visione riduttiva, poiché la contabilità è una delle funzioni di gestione aziendale  che, invece, è da intendersi come processo globale: ciclo attivo, passivo, produzione, commerciale, post-vendita, contabile, ecc.

Questa definizione vale a prescindere della dimensione o tipologia aziendale.

Cos’è e cosa significa realmente il concetto di Open Source?

Parlare di open-source, è come trattare di una filosofia che parte dal presupposto che la conoscenza e il software siano patrimonio dell’umanità e che questi debbano essere liberi e fruibili da parte di tutti. Chi condivide tale visione, può dare il suo contributo mettendo a disposizione della comunità il proprio sapere o il proprio lavoro.

Questo fenomeno si è sviluppato prevalentemente nell’ambito del software operativo, espandendosi nel tempo anche nei software applicativi di tipo utility, fino ad arrivare ai software di office automation (software di scrittura, foglio ci calcolo, presentazioni, ecc.) e software gestionali.

Le persone collaborano e si scambiano informazioni quasi esclusivamente attraverso Internet, quindi senza limiti territoriali, di lingua e cultura.

Gestionali commerciali

I gestionali commerciali vengono sviluppati da aziende organizzate per la produzione, la distribuzione, l’assistenza e gli aggiornamenti continui del software.

Di tutte le citate fasi, quelle che nel tempo assumono maggiore rilevanza sono gli aggiornamenti e ed il supporto: è dimostrato che posto come 100% il totale delle operazioni del ciclo di vita del software, la manutenzione può arrivare al 75%! Per manutenzione si intende l’eliminazione di anomalie, l’ottimizzazione delle implementazioni e nuove funzionalità tecnico-funzionali.

Con questi dati appare evidente l’esigenza di creare un sistema organizzato e continuativo per garantire un aggiornamento costante che è sostenibile dall’azienda produttrice o distributrice del software attraverso un adeguato ricavo di copertura dei costi delle attività.

L’assistenza, in genere, viene garantita da una rete di rivenditori autorizzati e qualificati dal produttore, così da assicurare un adeguato supporto all’utilizzatore (formazione, assistenza e consulenza) oltre a svolgere l’importante punto di collegamento fra il produttore e gli utenti.

Molto spesso, la rete di rivenditori è differenziata per livello di competenze, in particolare per quel che riguarda la capacità di poter fornire un servizio a valore aggiunto quale lo sviluppo di personalizzazioni o di moduli aggiuntivi integrati e non nel sistema.

Modalità di acquisto software gestionale

In genere, i gestionali sono venduti con licenza d’uso a tempo indeterminato, ovvero senza limiti di tempo. Al costo di licenza seguono i costi di aggiornamento annuale e di assistenza telefonica.

Il costo degli aggiornamenti deve essere visto come un’assicurazione per avere un software sempre aggiornato, evoluto e migliorato, come se fosse stato acquistato al momento.

Nel tempo sono nate altre formule di acquisto: il noleggio o l’abbonamento. Nel caso in cui il software non è di proprietà dell’utente, ma del produttore o rivenditore, l’utente può decidere di pagare un canone ricorrente per poter utilizzare il software nel quale sono inclusi i costi di aggiornamento ed assistenza.

La formula che, in Italia soprattutto, è ancora più utilizzata è l’acquisto della licenza.

Gestionali open source

Nel mondo open source, chiunque può scaricare ed installare il software liberamente. Queste operazioni vengono svolte da persone che hanno adeguate competenze e praticità sistemistiche.

Una volta installato il software, nasce poi l’esigenza di configurarlo adeguatamente e di metterlo in esercizio. La persona opera in totale autonomia, “cercando di capire” come è strutturato il software e come si comporta in determinate situazioni. Nel caso di dubbi o problemi, si possono chiedere informazioni ad altri utenti attraverso i forum o scoprire se qualcuno ha avuto lo stesso problema dai blog. In pratica, l’utente, o consulente, deve avere un ruolo attivo e avere adeguate competenze e molto tempo da dedicare alla gestione del suo sistema, a discapito, probabilmente, di attività più importanti o attinenti alla sua attività.

Ne consegue che tra i punti da valutare si devono sempre preventivare i costi occulti derivanti dalla “autogestione” del software e dal rischio di non risolvere del tutto i propri problemi.

Nel caso in cui il software Open Source venga installato e configurato da un consulente, si ha il vantaggio di avere una persona qualificata e sicuramente in grado di gestire la fase di installazione e di configurazione. In genere, questo accade meno nella parte funzionale e/o di sviluppo. Poiché non sono disponibili corsi di formazione o non si dispone di un help-desk del produttore!

Infine, si cade nella trappola del dipendere da una persona, senza la quale l’azienda rischia di rimanere senza un adeguato supporto e conoscenza del sistema.

Non vi è certezza di avere gli aggiornamenti necessari (fiscali, contabili o risolutivi di problematiche) costanti a garantire il rispetto delle normative o le esigenze della propria azienda, con la tragica conseguenza di dover sostituire il software ripartendo dall’inizio e spendendo molti più soldi di quelli risparmiati.

La domanda finale è: vale la pena correre tutti questi rischi per risparmiare poche migliaia di euro per l’acquisto del gestionale e per attivare i canoni di aggiornamento ed assistenza?

Il consiglio è: scegliere un software gestionale commerciale, venduto da una rete di rivenditori, sul quale è possibile effettuare modifiche, scegliendo un partner a valore aggiunto, ovvero capace di garantire un’ottima assistenza, consulenza, sviluppo e integrazioni, con particolare riguardo al mondo web.

Con questi ingredienti, l’azienda potrà ottimizzare i processi, ridurre i costi per sprechi e inefficienze, operare al meglio aumentando la soddisfazione dei propri clienti.